ГК «ВЫСОТА-СЕРВИС» представляет собой кооперирование нескольких юридических лиц с управлением из единого центра. Чтобы обеспечить эффективную систему управления и внутренних коммуникаций, в компании внедрен электронный документооборот на базе 1С:Документооборот (ЭДО). Об основных преимуществах и возможностях использования ECM-системы рассказала директор административного департамента Светлана Свиридова.
— ЭДО позволяет создать единую информационную среду, где сотрудники могут оперативно обмениваться документами, получать доступ к необходимой информации и следовать установленным процедурам, что позволяет нам работать четко и слаженно, обеспечивая прозрачность взаимодействия, несмотря на территориальную рассредоточенность подразделений компании, — рассказала Светлана Свиридова.
ЭДО снижает вероятность ошибок, даёт возможность эффективно организовать работу с документами, включая назначение ответственных лиц, установление сроков исполнения задач и поручений, контроль за их выполнением, отслеживание статуса каждого документа или поручения.
— Инструменты ЭДО помогают нам анализировать данные о рабочих процессах: мы тщательно следим за исполнительностью сотрудников, отслеживая их нагрузку и результативность, — прокомментировала Светлана Свиридова.
Вся корреспонденция и документы компании хранятся в единой базе данных ЭДО, что упрощает доступ к информации. Использование почты 1С:Документооборот позволяет отправлять документы из карточки документа и сохранять историю переписки.
— Для удобства пользователей установлены маршруты для каждого вида документа в соответствии с внутренними нормативами. Пользователю не нужно запоминать, кому направлять документ на согласование или исполнение — система сама обрабатывает и направляет его по нужному маршруту. Также мы автоматизировали рутинные и повторяющиеся процессы, например заполнение форм или шаблонов документов, освобождая сотрудников от монотонной работы, — отметила Светлана Свиридова.
ЭДО также обеспечивает высокий уровень безопасности: минимизирует риски потери документов, фиксирует все действия и ограничивает доступ к информации в зависимости от уровня полномочий сотрудников.
— Для обучения работе в электронной системе подготовлены подробные инструкции и организована постоянная и оперативная методическая поддержка, что особенно важно для быстрой адаптации новых сотрудников, — рассказала Светлана Свиридова.
Переход на электронный документооборот позволил компании существенно снизить затраты на бумагу, печать и хранение документов, что не только экономически выгодно, но и способствует улучшению экологической ситуации.
— ЭДО позволяет создать единую информационную среду, где сотрудники могут оперативно обмениваться документами, получать доступ к необходимой информации и следовать установленным процедурам, что позволяет нам работать четко и слаженно, обеспечивая прозрачность взаимодействия, несмотря на территориальную рассредоточенность подразделений компании, — рассказала Светлана Свиридова.
ЭДО снижает вероятность ошибок, даёт возможность эффективно организовать работу с документами, включая назначение ответственных лиц, установление сроков исполнения задач и поручений, контроль за их выполнением, отслеживание статуса каждого документа или поручения.
— Инструменты ЭДО помогают нам анализировать данные о рабочих процессах: мы тщательно следим за исполнительностью сотрудников, отслеживая их нагрузку и результативность, — прокомментировала Светлана Свиридова.
Вся корреспонденция и документы компании хранятся в единой базе данных ЭДО, что упрощает доступ к информации. Использование почты 1С:Документооборот позволяет отправлять документы из карточки документа и сохранять историю переписки.
— Для удобства пользователей установлены маршруты для каждого вида документа в соответствии с внутренними нормативами. Пользователю не нужно запоминать, кому направлять документ на согласование или исполнение — система сама обрабатывает и направляет его по нужному маршруту. Также мы автоматизировали рутинные и повторяющиеся процессы, например заполнение форм или шаблонов документов, освобождая сотрудников от монотонной работы, — отметила Светлана Свиридова.
ЭДО также обеспечивает высокий уровень безопасности: минимизирует риски потери документов, фиксирует все действия и ограничивает доступ к информации в зависимости от уровня полномочий сотрудников.
— Для обучения работе в электронной системе подготовлены подробные инструкции и организована постоянная и оперативная методическая поддержка, что особенно важно для быстрой адаптации новых сотрудников, — рассказала Светлана Свиридова.
Переход на электронный документооборот позволил компании существенно снизить затраты на бумагу, печать и хранение документов, что не только экономически выгодно, но и способствует улучшению экологической ситуации.